سیستم مدیریت اقلام
این سیستم مدیریت تمامی اقلام مورد نیاز پروژه را که میبایست خریداری گردند، از ابتدای پیدایش نیاز به خرید آن تا زمان تحویل به پیمانکار و یا گروه نصب را به عهده دارد:
مشخصات اصلی
- ثبت اطلاعات اقلام قابل خرید در طول فاز طراحی پروژه
- دسته بندی لیست اقلام هر بسته خرید جهت تولید درخواست خرید مربوطه
- کاهش و افزایش اقلام و مقادیر در بسته های خرید و مدیریت ویرایش های مختلف MTO
- مدیریت اقلام سفارش شده
- پیگیری وضعیت اقلام از سفارش تا تحویل
- مدیریت اقلام جایگزین
- مدیریت تغییرات در اقلام و مقادیر
- سیستم جامع گزارش گیری
مختصری درباره سیستم مدیریت اقلام
- ثبت اطلاعات اقلام قابل خرید
در این بخش هر آیتمی که لازم است برای پروژه تهیه گردد به همراه مشخصات کلی آن در سیستم ثبت می گردد. ورود این اطلاعات عمدتاً توسط بخش مهندسی صورت می پذیرد و میتواند به صورت جزنی و یا به صورت دسته ای (از طریق فایل Excel) به سیستم انجام شود.
در این قسمت دسته بندی هر آیتم نیز مشخص می گردد. این امر موجب می گردد که در گام بعدی تیم مهندسی به راحتی بتواند تصمیم گیری نماید که کدامیک از اقلام را در یک بسته خرید واحد بگنجاند.
- دسته بندی لیست اقلام هر بسته خرید
در این قسمت با توجه به نوع مشخص شده هر آیتم قابل خرید که در بالا به آن اشاره شد، لیست اقلام منظم به هر بسته خرید (MTO مربوط به هر MR) مشخص می گردد. همچنین به ازای هر درخواست خرید یک شماره به عنوان شماره بسته خرید به همراه شماره MR مربوطه ( در تعامل با سیستم مدیریت مدارک مهندسی) اختصاص داده می شود.
- پیگیری وصعیت خرید اقلام
این بخش از کار توسط سیستم مدیریت خرید کالا (Purchasing) انجام شده و گزارشات و اطلاعات مورد نیاز، توسط سیستم مدیریت اقلام از سیستم مذکور استخراج شده و مورد استفاده قرار می گیرد.
- کاهش و افزایش مقادیر
در این قسمت امکان افزایش و کاهش مقادیر اقلام با حفظ تمامی سوابق وجود دارد. این بخش در تعامل با سیستم خرید و اطلاع از اقلام و مقادیر خریداری شده، بالانس مواد و میزان مقادیری که نیاز به خرید مجدد دارند را گزارش می کند.
- مدیریت اقلام سفارش شده
در این بخش، مقادیر واقعی اقلام سفارش شده با توجه به قرارداد خرید مربوطه در سیستم ثبت می گردد. از این قسمت برای دستیابی به مقادیر Overage/Shortage استفاده می گردد. مشخصات سفارشات خرید، فروشنده، زمان تحویل و... در این قسمت ثبت شده و قابل پیگیری خواهد بود.
- پیگیری وضعیت اقلام از سفارش تا تحویل
این بخش از کار توسط سیستم مدیریت پیشبرد کالا (Expediting) انجام شده و گزارشات و اطلاعات مورد نیاز، توسط سیستم مدیریت اقلام از سیستم مذکور استخراج شده و مورد استفاده قرار می گیرد.
- سیستم جامع گزارش گیری
علاوه بر گزارشاتی که تا کنون به آنها اشاره گردیده است، یک سیستم جامع گزارش گیری نیز وجود دارد که در آن میتوان با مشخص نمودن متغیرهای دلخواه از قبیل نوع اقلام، فروشنده، درخواست خرید، شماره سفارش خرید، زمان تحویل، محل نگهداری، Packing List، پیمانکار جزء و... گزارشات متعددی را تهیه و ارائه نمود.
