با استفاده از سیستم مدیریت مکاتبات، دبیرخانه الکترونیک به طور کامل پیاده شده و دفتر پروژه بدون نیاز به گردش کاغذ (Project Paperless Office) راه اندازی خواهد شد.در این  صورت اعضای پروژه می توانند کلیه مکاتبات مورد نظر خود را به صورت الکترونیک در بستر وب انجام دهند. همچنین الصاق پیوست، جستجوی نامه ها، بایگانی و شماره گذاری اتوماتیک، از قابلیتهای اصلی این سیستم می باشد.

مشخصات اصلی

• اتوماسیون اداری در سطح سازمان و پروژه
• کنترل گردش مکاتبات مطابق با چارت سازمانی و در تعامل با سیستم مدیریت منابع انسانی
• مدیریت صورتجلسات
• امکان پاراف و توزیع نامه ها
• شماره گذاری خودکار نامه ها با توجه به پروژه و مخاطب بر اساس رویه ها
• تهیه پیش‌نویس نامه‌ها
• امکان گردش پیش‌نویس ها و صدور نامه پس از تایید/امضا
• درج امضای الکترونیک بر روی نامه و امکان صدور نامه بر روی سربرگ

مختصری درباره سیستم مدیریت مکاتبات

• ارسال نامه جدید

هر کاربری با توجه به سطوح دسترسی و/یا بر اساس ماتریس ارتباطات تعریف شده در سازمان، می تواند اقدام به ارسال نامه به سایر همکاران/شرکت ها نماید. در صورت استفاده از افزونه ایمیل، امکان ارسال نامه به ایمیل سایر افراد ذینفع که درسترسی به سیستم پوپک ندارند نیز میسر می باشد. تمامی نامه ها دارای الگوی اختصاصی بر اساس قواعد تعریف شده در پروژه/سازمان می باشند و ارتباطات در زنجیره نامه ها به نحو مطلوبی حفظ و نمایش داده می شود.

• ثبت پیشنویس نامه برای امضا توسط مدیران

هر کاربری با توجه به سطوح دسترسی می تواند نامه هایی را بر اساس وظایف خود تهیه کرده و برای امضا به نفرات مافوق خود ارسال نماید. امکان انتخاب سربرگ در این بخش نیز، مانند سایر نامه ها، فراهم می باشد.

• آرشیو نامه های ارسای و دریافتی

  کلیه نامه های ارسالی و دریافتی و کلاً سوابق نامه ها از ابتدای پروژه به همراه پیوستها و ....آرشیو شده و در هر زمان قابل جستجوو دسترسی می باشد.
   

• کارتابل

  کاربر این سیستم ،تمامی نامه های دریافتی خود راداخل کارتابل خود مشاهده می نماید.از اصلی ترین قابلیتهای این کارتابل الکترونیک می توان به قابلیت جستجو و دسته بندی بر اساس مشخصه های مختلف (از قبیل فرستنده ،شماره، تاریخ )و همچنین قابلیت آرشیو نامه ها و توزیع و پاراف آنها و نیز مشاهده سوابق گردش نامه ها اشاره کرد.همچنین کاربر می توند آخرین وضعیت نامه ها را در کارتابل خود علامت زده و ذخیره کند. به این صورت با مشخص کردن نامه های مختومه ،در حال بررسی ،ارجاع شده و....می تواند مدیریت بهتری برای پیگیری فعالیتهای خود داشته باشد.
   

• کارتابل رونوشت ها

  برای سهولت در استفاده از سیستم، یک کارتابل جایگزین به نام کارتابل رونوشت ها در سیستم تعبیه شده است. کلیه نامه هایی که خطاب آنها، شخص گیرنده نمی باشد و گیرنده در رونوشت نامه قرار دارد، به صورت اتوماتیک به این کارتابل منتقل می شوند.
   

• کنترل گردش مکاتبات

  با توجه به تعاریف انجام شده درسیستم مدیریت منابع انسانی ، این سیستم کلیه مکاتبات و گردش نامه ها را نظارت کرده واز ارسال نامه خارج از روابط تعریف شده ، جلوگیری می نماید.
   

• شماره گذاری خودکار نامه ها

  این سیستم با توجه به تعریف اولیه قوانین شماره گذاری نامه ها که در ابتدای تعریف پروژه مشخص می شود، کلیه مکاتبات صادره و وارده را به صورت اتوماتیک شماره گذاری می نماید.
  برای بهبود کارآیی و امکان استفاده و سازگاری با دیگر سیستمهای شماره گذاری داخل یک پروژه ، قابلیت تعریف شماره نامه دیگری نیز برای هر نامه وجود دارد که می تواند به صورت دستی توسط اپراتور در هنگام ارسال نامه یا دریافت آن وارد سیستم گردد.
   

• پیگیری آخرین مهلت پاسخ به نامه

  برای مدیریت بهتر گردش مکاتبات در یک پروژه ، این سیستم با توجه به آخرین زمان پاسخ به نامه که در هنگام ارسال می تواند توسط اپراتور تنظیم شود، در زمانهای لازم به کاربر در خصوص اقدام نامه هایی که در حال پایان وقت خود می باشند (از طریق زیرسیستم تقویم) پیغام لازم را داده ونیز در خصوص پیگیری وضعیت نامه هایی که زمان آنها در حل سپری شدن است کاربر را مطلع می سازد.
   

• دبیر خانه الکترونیک

  مکاتبات ،پس از Scan شدن وتبدیل به فایل الکترونیک، درسیستم دبیرخانه ثبت شده و کلیه اطلاعات نامه نیز از قبیل فرستنده ، گیرنده، تاریخ ، موضوع و..... جداگانه ثبت می شود. در همین حال با توجه به روال شماره گذاری نامه ها،این نامه های خارجی نیز توسط سیستم با شماره جدید، شماره گذاری می شوند. کلیه این عملیات توسط مسئول و پرسنل دبیرخانه صورت می گیرد.برای نامه های ارسالی نیز وضعیت مشابهی وجود دارد به این صورت که در صورت نیاز به ارسال نامه ای به خارج از این سیستم به صورت دستی ،پرسنل و کاربران دبیرخانه امکان پرینت نامه ها وذخیره ضمائم را داشته و در صورت نیاز می توانند نامه را به امضای مسئول مربوطه برسانند.
   

• کنترل پیوست ها و نامه های مرتبط

  این سیستم قابلیت ایجاد حلقه های ارتباطی بین نامه های مختلف را داشته و اگر نامه ای در پاسخ به سند یا نامه دیگری باشد و یا ارجاع به سند خاصی شده باشد می تواند تمام این مکاتبات مرتبط را مشخص کرده و به کاربر نشان دهد. این موضوع، پیگیری فعالیتهای مرتبط با یک سند یا نامه خاص را به شدت آسان کرده و سوابق تمامی نامه ها ی مرتبط را به سادگی در اختیار کاربر قرارمی دهد.
   

• جستجوی نامه ها

  از امکانات بسیار مهم این سیستم ،ابزار جستجوی پیشرفته آن می باشد.به کمک این جستجوگر می توان مکاتبات را بر اساس بخشهای مختلف نامه از جمله فرستنده، گیرنده، شماره، تاریخ، موضوع، وضعیت نامه و... جستجو کرد.